Stap 1: Start 2 weken van tevoren met je pre-vakantie-routine

Yés, dit is gewoon extra vakantievoorpret! Begin twee weken van tevoren met een overzicht: wat moet echt af, wat kan wachten, en wat kun je slim delegeren? Gebruik AI-tools zoals Monday (met AI-plugins) om je taken visueel te ordenen. Ik kan zelf echt niet meer zonder. Het is de basis van al mijn projecten, plannen en to-do's. Met al je taken op één plek creëer je rust en voorkom je lastminute-stress.

Stap 2: Maak een overdrachtsdocument

Dit is natuurlijk niks nieuws, maar wel heel waardevol. Met een superduidelijk overdrachtsdocument zijn alle losse eindjes uit je hoofd én is de kans groter dat anderen jouw werk oppakken of afmaken. Hoe relaxed is dat. Zo pak je het aan.

• Geef context. Wat speelt er? Wat is belangrijk? Wat kan wachten?
• Maak concreet. Met taken, deadlines, linkjes en namen.
• Baken af. Wat heeft prioriteit? Hoe wil je dat alles opgepakt of aangeleverd wordt?

Gebruik hier een redeneermodel voor zoals het o3-model in ChatGPT. Dit model denkt stap voor stap met je mee, tot er een knaller van een document staat. Heb je hier nog niet eerder mee gewerkt? Ik leg je op LinkedIn kort uit hoe het werkt.

Zo krijg je stap voor stap overzicht

Vind je het moeilijk om overzicht te krijgen? Breng je brein dan letterlijk in beweging! Maak een chat in je AI-tool aan en spreek alles wat in je hoofd zit in tijdens een wandeling van een half uur. Vraag ‘m daarna om structuur aan te brengen in je to-do’s en scherp het document zelf verder aan.

Klaar? Maak eventueel een korte video waarin je toelichting geeft. Dat scheelt weer een meeting!

Stap 3: Stel je out-of-office bewust in

Laat collega’s, klanten en andere stakeholders op tijd weten wanneer je weg bent én wat ze van je kunnen verwachten. En… geef wat extra liefde aan je out-of-officebericht. Je OOO is geen formaliteit, maar juist een dikke vette efficiëntiekans! Met een goed bericht bespaar je jezelf onnodige e-mails en werk. Een paar tips:

• Communiceer je terugkomdag een dag later dan je daadwerkelijk begint. Zo heb je ruimte om bij te lezen.
• Denk na over wie er zouden kunnen mailen en noem de juiste mensen als contactpersoon in je OOO. Natuurlijk licht je diegene ook in!
• Laat je AI-chatbot het bericht schrijven in jouw stijl. Scheelt onnodig denkwerk.
• Vergeet je status op Slack/Teams niet. Een simpel palmboomicoontje naast je naam kan je zomaar honderden meldingen schelen.

Stap 4: Gun jezelf een zachte landing

Niet alleen op Schiphol, maar ook achter je bureau. Blok als het even kan je eerste werkdag als meetingvrij. Of laat op zijn minst je out-of-office een dag langer aanstaan. Misschien blijft het vakantiegevoel zo iets langer hangen.

Protip: schrijf je toekomstige zelf op je laatste werkdag een korte notitie en zorg dat je hier op je eerste werkdag een reminder voor krijgt. Dat geeft je volledig uitgeruste brein straks houvast. Zet erin:

• Wat speelde er voor je vakantie?
• Wat zijn je belangrijkste to-do's bij terugkomst?
• Waar wil je als eerste op focussen?

Stap 5: Handel je e-mails slim af

Supersnel bijlezen bij terugkomst? In Microsoft Copilot en Gmail kun je praten met je mail. Vraag bijvoorbeeld om een samenvatting van je laatste mails om alvast een globaal overzicht te krijgen. Dit is nog in ontwikkeling, maar zeker het testen waard.

Ben jij net zo’n efficiëntienerd als ik? Kijk dan eens naar automatiseringstools zoals Gumloop, n8n of Zapier. Heb je eenmaal een workflow ingesteld, dan halen deze tools je mails binnen, sorteren ze op relevantie en vatten ze kort samen. Ze schrijven zelfs conceptantwoorden in jouw stijl! Natuurlijk check en bewerk je die nog, maar het grove werk is al gedaan. Da’s lekker thuiskomen!

Met een goede voorbereiding sluit je niet alleen je laptop, maar ook al die mentale tabbladen. Zo kun je echt loslaten én dubbel genieten van je vrije tijd. Fijne zomer!