Afgelopen juni gaf ik een workshop bij Uber. Superleuk, want ik ben al jaren een vaste klant, net zoals vast wel een aantal van jullie. Maar wat het nóg leuker maakte, is dat Uber me onlangs vertelde dat ze nog steeds vooruitgang boeken door een cruciaal inzicht uit de workshop. Dit inzicht gaat over het belang van meer ruimte creëren voor deepwork. Deepwork betekent geconcentreerd werken zonder afleiding, wat essentieel is voor het uitvoeren van ‘cognitief complexere’ taken als strategisch werk of een creatief proces.
Het belang van ongestoorde tijd: waarom deepwork cruciaal is
Je vraagt je misschien af, welke truc heb ik bij deze tech-reus toegepast? Nou, ook bij Uber werken mensen en wat ik heel vaak merk bij bedrijven is dat iedereen eigenlijk verlangt naar ongestoorde tijd om te werken. Herken je dit? Je bent lekker bezig, volledig in je flow, diep verzonken in je belangrijke taak en dan moet je naar die meeting van 11:00 uur. Weg concentratie, weg productiviteit. En wat ik hierbij nóg vaker zie is dat we moeite zijn om die ongestoorde tijd voor deepwork in onze werkdag in te bouwen.
Zo ook bij deze slimme medewerkers bij Uber. Een jong, internationaal team dat hard werkt aan de uitbreiding van het Uber-platform. Grote doelen, continue samenwerken op afstand en een drukke agenda vol met de wirwar van taken die je verwacht in een techbedrijf. En meetings verspreid over de hele dag maken het niet makkelijker.
Uit onze gesprekken kwam naar voren dat ze hun taken door de dag heen willekeurig uitvoerden, zonder echt ‘strategisch’ te kijken naar wat wanneer het beste zou werken. Ze gingen simpelweg hun takenlijstje af zonder rekening te houden met hun piekmomenten of de aard van de taak. En dat is wat eigenlijk iedereen doet als je niet weet dat dit simpele inzicht zo veel effect kan hebben op je dag.
Ik haalde hieruit dat het creëren van ongestoorde tijd niet alleen nuttig is, maar ook noodzakelijk. Bovendien bleek dat iedere medewerker hun piekmoment in de ochtend had. Dat betekent dat ze het meest productief zijn in de ochtend. Zonde om dan die meeting van 11:00 uur te plannen, toch? Véél efficiënter om deze uren te gebruiken voor taken die de meeste mentale energie vereisen, zoals strategisch werk.
Batchen en AI-tools: de hacks die Uber's productiviteit verhoogden
Natuurlijk bespraken we ook AI tools en andere handige agenda-tips die waardevol bleken. Maar de batch hack, waarbij ze vergelijkbare taken bundelden (check de afbeelding voor meer uitleg), bleek superkrachtig en zorgde voor een efficiëntere planning en hogere productiviteit, zo liet Gijs Meeder, verantwoordelijk voor Sales, Growth & Expansion bij Uber me later enthousiast weten.
Op de afbeelding hierboven zie je een voorbeeld van hoe batchen 'platgezgd' in z'n werk gaat. Links zie je hoe een typische dag eruit ziet voor velen - beginnend met e-mails, dan strategisch werk, weer e-mails, creatieve taak etc. Vaak resulteert dat aan het einde van de dag met het gevoel: “Ik heb zoveel gedaan vandaag, maar wat heb ik eigenlijk gedaan?”
Rechts zie je het effect van task batching. Door vergelijkbare taken samen te voegen, verminder je de opstarttijd en kun je uren van ongestoorde, productieve tijd winnen. Dit helpt je niet alleen om meer te doen, maar ook om je aan het eind van de dag voldaan te voelen!
En er bleek nog meer winst, gaf Gijs aan:
“De agendatips werden veel besproken en gedeeld met andere collega’s tijdens een best practices meeting. Zo’n verspreiding van kennis verbetert de samenwerking tussen de teams natuurlijk enorm, mooi!”
Dus ook ik heb die dag iets geleerd: het verlangen om je soms even af te kunnen zonderen van je team, kan zorgen dat je als team juist dichter bij elkaar komt. Natuurlijk niet de hele dag, dat zou vrij ongezellig worden.
"Het was top. De workshop van Sanne sloot perfect aan bij onze (toekomst) doelen. Het is een bewijs dat de juiste focus op productiviteit en AI kan helpen efficiënter te werken, zelfs op afstand.”
Bedankt Gijs en bedankt aan het enthousiaste team van Gijs. Keep up the great work!
Lees de gehele ervaring van Uber onder de afbeelding.
Ervaring van Uber met The Shortcut
"Sanne van The Shortcut gaf een workshop voor ons team, en het was top! Met haar deskundige begeleiding en enthousiasme gaf Sanne ons waardevolle inzichten in bijvoorbeeld het optimaal indelen van onze agenda's en het gebruik van de nieuwste AI-technologieën. Haar praktische tips en kennis waren direct toepasbaar en afgestemd op onze doelen. We waarderen haar professionele aanpak en de op maat gemaakte inzichten die perfect aansloten bij de ambities van ons team bij Uber. Samenwerken met Sanne en The Shortcut is een aanrader voor iedereen die efficiënter wil werken en op de hoogte wil blijven van de nieuwste AI-ontwikkelingen."
Aldus, Gijs Meeder, verantwoordelijk voor Sales, Growth & Expansion.
Tips voor meer ongestoorde tijd in jouw werkdag
Wil je ook meer ongestoorde tijd creëren? Probeer deze tips:
Plan je meest uitdagende taken in de ochtend.
Batch vergelijkbare taken samen om je dag gestructureerder te maken.
Gebruik AI tools om routineklussen te automatiseren.
Wil je weten hoe jouw team slimmer kan werken? Neem contact met mij op via hello@theshortcut.nl of het contactformulier op deze website.
Comments