Je herkent het vast wel en ik hoor het bij vrijwel ieder bedrijf waar ik kom: "We hebben te veel meetings." En die verzuchting van: “Pfoe, wéér een meeting.” Het lijkt wel alsof onze werkdagen meer bestaan uit vergaderen dan daadwerkelijk werken. Ik zie een patroon dat niet alleen tijd verslindt, maar ook onze mogelijkheid tot ‘deepwork’ tegenhoudt.
Om 10:00, 13:00 en 16:00 uur een meeting, betekent: Vóór je meeting bezig zijn met de meeting, tijdens de meeting bezig zijn met de meeting en na de meeting bezig zijn met de meeting. Het resultaat? De hele dag vergaderen, met nauwelijks tijd voor gefocust werk of het echt afkrijgen van taken. Dit komt onze productiviteit natuurlijk niet ten goede.
“Bij Google houden ze meetings kort: slechts 30 minuten, met precies de juiste mensen erbij.”
Google pakt dit goed aan. Zij hebben de kunst van het 'niet te lang kletsen maar doen' geperfectioneerd. Zij houden hun meetings kort: slechts 30 minuten, met precies de juiste mensen erbij. Stel je bijvoorbeeld voor: kortere meetings waar iedereen to the point komt. Ze pakken het slim aan met strakke agenda's en alleen de juiste koppen bij elkaar. Als Google het kan, waarom wij dan niet? Laten we snijden in die vergadertijden en onze productiviteit opschroeven.
Hieronder vind je de trucs om die vergadercultuur te doorbreken.
Tips om het aantal vergaderingen te verminderen en de vergadercultuur te verbeteren
1. Kortere meetings
Parkinson’s Wet stelt dat "werk uitzet om de beschikbare tijd voor zijn voltooiing te vullen." Door de tijd voor vergaderingen te halveren, dwing je elkaar om efficiënter en gefocust te zijn, waardoor niet alleen de productiviteit tijdens de meetings zelf verbetert, maar er ook meer ruimte overblijft voor geconcentreerd individueel werk. Dus, bijvoorbeeld, als een vergadering oorspronkelijk een uur duurt, probeer dan eens of het in 30 minuten kan.
2. Structuur is key.
Zorg voor een duidelijke en strakke agenda (vooraf doorgestuurd), een aangewezen ‘lead’ en achteraf voor actiepunten met toegewezen verantwoordelijkheden. Dit maakt het doel duidelijk en zorgt voor focus en duidelijke wensen en resultaten.
3. Gebruik AI om notulen te schrijven.
Tools als Fireflies transcriberen de meeting, maken er een samenvatting van en halen de actiepunten eruit. In het beste geval zorgt zo’n tool er ook voor dat niet iedereen meer fysiek bij de meeting hoeft te zitten. Belangrijk wel: Dit doet zo’n 80% van het werk, het moet altijd gecheckt worden, want het is en blijft een AI-tool.
4. Is iedereen nodig?
Iets dat ik ook vaak zie; zoveel mogelijk mensen uitnodigen voor de meeting. Maar in totaal zijn 8 personen bij een meeting van 1 uur, 8 hele werkuren. Daarin kan veel ander werk gedaan worden! Ben kritisch als je kijkt naar de deelnemers. Is iedereen echt nodig? Moet iedereen input leveren over het onderwerp? Of is input ophalen vooraf en een goede notulen naar hen ook voldoende?
5. Cluster je vergaderingen.
Plan vergaderingen achter elkaar in plaats van verspreid over de dag, zodat je 'echte' werkuren kunt maximaliseren zonder continu in je hoofd te zitten met een meeting die er nog aan komt.
Wat denk je? Zijn deze aanpassingen iets voor jou of jouw team? Deel je ervaringen en gedachten hieronder!
Commentaires